จากการวิจัยของบริษัทจัดการประชุมออนไลน์ Fuze พบว่าแต่ละปีใช้เงินมากกว่า 37,000 ล้านดอลลาร์ไปกับการประชุมที่ไม่ได้ผล ปล่อยให้คนนั้นจมลงไปสักครู่ นั่นคือ 37 พันล้าน — ใช่ พันล้าน กับb — แต่นี่ดูเหมือนจะเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใครติดตามหรือเคยวัดได้ลูกค้าของฉันจำนวนมากทั่วโลกบ่นเกี่ยวกับจำนวนการประชุมที่พวกเขาเข้าร่วมในแต่ละสัปดาห์ เวลาที่เสียไปและการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ
หลายครั้งพวกเขาไม่รู้ด้วยซ้ำว่าพวกเขาอยู่ในที่ประชุมทำไม
ความจริงก็คือ การประชุมกำลังทำให้คนคลั่งไคล้ คาร์ล ลาเกอร์เฟลด์ ดีไซเนอร์เคยแสดงความรู้สึกนี้โดยกล่าวว่า “ฉันไม่จัดการประชุม”
ที่เกี่ยวข้อง: ผู้นำธุรกิจที่มีชื่อเสียง 10 คน รวมถึง Musk, Bezos และ Jobs จัดการการประชุมอย่างไร
วิธีแก้ปัญหานี้เป็นวิธีที่ง่ายมาก — และเป็นวิธีที่ทุกคนรู้แต่มักไม่ได้ใช้ เพียงใช้วาระการประชุม หากคุณใช้วาระการประชุม คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการประชุมใดๆ ได้อย่างมาก ไม่ว่าจะเป็นกับคนเดียวหรือเป็นกลุ่มก็ตาม
หลักเกณฑ์บางประการสำหรับการใช้วาระการประชุมมีดังนี้
มีอย่างใดอย่างหนึ่ง
การประชุมที่สำคัญทุกครั้งควรมีวาระการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษรและพิมพ์ออกมาเพื่อให้ทุกคนสามารถปฏิบัติตามได้ ไม่มีใครจะเดินทางเพื่อธุรกิจโดยไม่มีกำหนดการเดินทาง หมายเลขยืนยัน การจองโรงแรม และบอร์ดดิ้งพาส วาระการประชุมเป็นเอกสารกลางสำหรับการประชุมเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการครอบคลุม ให้โฟกัสและทำให้ทุกคนติดตาม
วาระการประชุมควรมีวัตถุประสงค์บางประการ
การกำหนดวัตถุประสงค์ 2-3 เป้าหมายไว้ด้านบนสุดของวาระการประชุมเป็นวิธีที่ดีในการเพิ่มสมาธิ คุณต้องการบรรลุอะไรในการประชุม แก้ปัญหา? ระดมความคิด? ตัดสินใจเกี่ยวกับโครงการ? คุณไม่สามารถเข้าถึงเป้าหมายได้หากคุณไม่รู้ว่ามันคืออะไร ดังที่ David Cohen ผู้บริหารของ Comcast เคยกล่าวไว้ว่า “การประชุมที่ไม่มีเป้าหมายหรือที่เรียกว่าการประชุม ‘ร้านกาแฟ’ อาจเป็นการเสียเวลาครั้งใหญ่หากคุณไม่มีประสิทธิภาพกับพวกเขา รู้เสมอว่าทำไมคุณถึงประชุมและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามันสำคัญ . พยายามให้ถึง 30 นาที สูงสุด”
ที่เกี่ยวข้อง: คู่มือวาระการประชุมที่ใช้งานได้จริง (อินโฟกราฟิก)
ส่งออกไปก่อน.
หากคุณส่งวาระการประชุมให้กับผู้ที่จะเข้าร่วมการประชุม จะช่วยให้พวกเขามีโอกาสคิดเกี่ยวกับสิ่งที่จะกล่าวถึงและเตรียมการล่วงหน้า พวกเขาสามารถนำการวิจัยวัสดุความคิดและข้อมูลในการประชุม ถามทุกคนด้วยว่ามีอะไรที่พวกเขาต้องการเพิ่มหรือไม่ การขอข้อมูลช่วยให้ผู้เข้า ร่วมประชุมได้รับความเห็นใจดีขึ้น จุดเดียวนี้ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้นในทันที หลายคนที่ฉันพบไม่เคยใช้เวลาทำสิ่งนี้เพราะพวกเขายุ่งเกินไป แต่เทคนิคง่ายๆ นี้สามารถช่วยทุกคนประหยัดเวลาได้มากขึ้น
ผู้อำนวยความสะดวกในการประชุมควรติดระเบียบวาระการประชุม
ผู้อำนวยความสะดวกในการประชุมควรติดระเบียบวาระการประชุม หากมีคนพยายามออกนอกประเด็น วิทยากรควรค่อยๆ ไล่พวกเขากลับ เมื่อมีรายการที่ไม่อยู่ในระเบียบวาระการประชุมอาจดำเนินไปอย่างยาวนานหรือหยุดชะงักไปเลยก็ได้ รายการที่ไม่อยู่ในระเบียบวาระการประชุมควรบันทึกและครอบคลุมในเวลาอื่น กี่ครั้งแล้วที่ผู้คนนั่งประชุมในขณะที่มีคนพูดเพ้อเจ้อเกี่ยวกับบางสิ่งนอกประเด็น? อย่าปล่อยให้คนปฏิบัตินอกวาระ!
ที่เกี่ยวข้อง: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมของคุณจะไม่เสียเวลาของทุกคนด้วยการทำ 10 สิ่งเหล่านี้
วาระการประชุมควรมีการประมาณเวลาสำหรับแต่ละหัวข้อ
ในโลกอุดมคติ ทุกรายการในวาระการประชุมควรมีการประมาณเวลา อาจยืดหยุ่นได้เล็กน้อย แต่ก็ช่วยให้วิทยากรดำเนินการตามแนวทางได้ ในฐานะวิทยากรและผู้ฝึกสอนมืออาชีพ ฉันอำนวยความสะดวกในโปรแกรมการฝึกอบรมสดหลายร้อยรายการทุกปี และฉันมักจะเริ่มต้นและสิ้นสุดตรงเวลาเสมอ อาวุธลับของฉันคือ — คุณเดาถูก — วาระของฉันหมดเวลา!
ถ้าคุณมีระเบียบวินัยในการมีระเบียบวาระการประชุม ก็สามารถเปลี่ยนองค์กรของคุณได้
แต่ฉันได้เริ่มกลุ่มการมีส่วนร่วมหลายกลุ่มแทน “กลุ่ม” เหล่านี้เป็นเพียงชุดข้อความกลุ่ม LinkedIn ที่มีคนรู้จักใกล้ชิด 12-15 คนซึ่งอยู่ในอุตสาหกรรมของฉันด้วย (การขายและการตลาด B2B ) ทันทีที่ฉันเผยแพร่การอัปเดตสถานะใหม่ ฉันจะส่งลิงก์ไปยังการอัปเดตไปยังกลุ่มการมีส่วนร่วมทั้งหมดของฉัน (เธรดข้อความกลุ่ม) สิ่งนี้รับประกันได้ว่าคนรู้จักที่ใกล้ชิดของฉันจะเห็นเนื้อหาของฉันจริงๆ และถ้าพวกเขาคิดว่ามันเป็นเนื้อหาที่มีคุณค่า พวกเขาก็มีแนวโน้มสูงที่จะมีส่วนร่วมกับมัน
เมื่อเนื้อหาได้รับการมีส่วนร่วมที่ดีในชั่วโมงแรกที่เผยแพร่ LinkedIn จะเพิ่มการมองเห็นของโพสต์โดยใส่ลงในฟีดข่าวมากขึ้น การมองเห็นที่มากขึ้นนำไปสู่การมีส่วนร่วมที่มากขึ้น
Credit : แนะนำ 666slotclub / hob66
